من الرائع أن تكون متعدد المهارات ... أن تكون قادرًا على كتابة المراسلات الخاصة بك ، والقيام بمسك الدفاتر ، والرد على جميع المكالمات الهاتفية ، وإعداد عروض PowerPoint التقديمية ، وتنظيم سفرك ، والندوات ، والتقاط وإرسال البريد الخاص بك ، وحزم الطلبات ، والقيام بنفسك التسويق ، والقيام بجميع عمليات التصوير ، والاتصال بعملائك وآفاقك. ومع ذلك ، قد لا يترك لك الوقت الكافي للتركيز على ما يهم حقًا.
عندما تبدأ في العمل لأول مرة ، لا شك أنك ستفعل معظم الأشياء بنفسك ، ومع ذلك ستواصل محاولة التحكم في كل مهمة تحتاج إلى القيام بها من خلال التعامل مع كل شيء بنفسك ، فلن تتمكن أبدًا من تنمية عملك بنجاح. سينفذ منك الوقت وستكون أيضًا مقيدًا بمجموعة المهارات الخاصة بك.
الأمر نفسه ينطبق عندما تبدأ دورًا إداريًا جديدًا ، فأنت تريد أن تترك انطباعًا جيدًا وأن تُظهر أنك قادر على التعامل مع جميع مسؤولياتك دون طلب أي مساعدة. هذا جيد إذا كنت تستطيع إدارة القيام بذلك بشكل فعال والحفاظ على سلامتك. ومع ذلك ، إذا كنت تواجه صعوبة وتعاني في صمت ، فسوف يلاحظ الآخرون ... فريقك وزملائك وعملائك في النهاية على أي حال.
إذا كنت صاحب عمل أو مديرًا مع فريق من الأشخاص ، فسوف تصاب بالجنون وأنت تحاول أن تفعل كل شيء بنفسك دون أي شكل من أشكال المساعدة ... وكونك مديرًا جيدًا ، فإن دورك هو إدارة موظفيك وتطويرهم. معًا ستحققان المزيد ... المزيد من الإنتاجية والربح أو أيًا كان هدفك.
عندما يكون لديك أشخاص يعملون من أجلك ، ستجد أن إدارة موظفيك ستستغرق الكثير من وقتك.
عندما تكون في هذا المستوى ، فأنت بحاجة إلى شكل من أشكال المساعدة سواء كان ذلك مساعدًا افتراضيًا (مساعدين شخصيين يعملون خارج الموقع في أعمالهم الخاصة ويمكنك تعيينهم على أساس "حسب الحاجة" (انظر www.asecretary. com.au) أو توظيف شخص لمساعدتك في الموقع سواء كان ذلك بدوام جزئي أو بدوام كامل.
قد يكون لديك أيضًا مرشح مناسب في مكتبك الآن مستعد للتدخل ... فقط تأكد من أن لديهم المهارات التي تحتاجها. ليس من الجيد التوظيف داخل مؤسستك ما لم يكن لدى الشخص السمات المطلوبة إلا إذا كنت مستعدًا لاستثمار المزيد من الوقت والمال لجعلهم يعملون بسرعة ... وحتى بعد كل هذا الجهد ، فقد يظلون غير مناسبين.
قرر أحد عملائي الاستعانة بموظفة استقبال في شركتهم لمساعدته في عبء العمل حيث كان لديها وقت فراغ في أجزاء معينة من اليوم. كانت هذه السيدة شخصية نموذجية متفائلة مما يعني أنها كانت شمبانية ، مليئة بالحياة و "شخص رائع" ... مثالية لدورها. هذا النوع من الأشخاص لديه حساسية تجاه التفاصيل ويمكن أن يكون غير منظم ... على عكس ما يطلبه موكلي.
كنت أعلم أنه لن ينجح لكنه كان مصمما على المحاولة لأنه لم يرغب في الاستثمار في موظفين إضافيين. لم يستغرق الأمر وقتًا طويلاً حتى أدرك أنه ارتكب خطأً فادحًا وأنه لن يؤدي أي قدر من التدريب الإضافي إلى رفع مستوى مهارتها إلى حيث يحتاج إليها. في غضون 4 أسابيع ، قام بتعيين مساعد شخصي مدرب كان عالي التنظيم ويمكنه بسهولة القيام بالمهام المطلوبة.
قصة غاري
غاري هو مدير المبيعات في شركة بناء. يدير فريقًا من 15 شخصًا. بدأ جاري التدريب معي العام الماضي. كان من بين أهدافه الرئيسية إنهاء العمل بحلول الساعة 5:30 مساءً. كل يوم. في تلك المرحلة ، كان يبدأ عمله في الساعة 7 صباحًا ويعود إلى المنزل الساعة 7:30 مساءً. في الليل. ليس الكثير من المرح أليس كذلك؟ لم يكن لديه وقت لحياته. كان يعمل هذه الساعات بسبب الإجهاد ، والوزن الزائد ، والمرض ، وقد أثرت ساعات العمل الطويلة على حياته العائلية.
كانت هناك مجموعة من القضايا الأخرى التي تؤثر على إنتاجية غاري ... كانت أهمها ضعف مهارات إدارة الوقت ، وعدم قدرته على قول "لا" وعدم وجود موظفين أكفاء لتفويضهم. كانت مسألة الموظفين مرتبطة بشكل مباشر بمهارات إدارة الوقت لدى غاري. عندما انضم أشخاص جدد إلى قسمه ، تُركوا لأجهزتهم الخاصة دون تدريب مستمر. كان معدل دوران الموظفين انعكاسًا مباشرًا لمهاراته الإدارية. لم تتم مراقبة أداء فريقه المعتاد ولم يشهدوا أي تطوير إضافي. بعبارة أخرى ، لم يكن غاري قائداً فعالاً.
لم يكن لديه مساعد شخصي مخصص لتفويض المهام الإدارية الأساسية إليه ومساعدته بشكل مباشر في دوره. كان على Gary أن يعتني بالعملاء والموردين بالإضافة إلى فريقه الخاص. استغرقت قضايا "الأشخاص" الكثير من وقت غاري ، لذلك قام بتمديد ساعات عمله للحاق بمهامه الخاصة ... والتي كان من الممكن تفويض العديد منها إلى مساعد شخصي مختص.
من خلال استخدام مخططنا الأسبوعي لتسجيل المكان الذي كان يقضي فيه وقته ، اكتشف غاري أنه كان يضيع ما لا يقل عن 15 ساعة في الأسبوع في المهام الإدارية التي يمكن أن يتعامل معها بسهولة. كان وقت غاري يساوي 200 دولار في الساعة وهنا كان يهدر ما يعادل 3000 دولار من وقته كحد أدنى في الأسبوع والذي يمكن أن يكون بسهولة تفويضًا