هل تحل المشاكل أم تحسن العملية؟
بمعنى آخر ، إذا وجدت مشكلة في عملية ما وقمت بإجراء تغيير لإصلاحها ، فهل قمت بتحسين العملية؟ حسنًا ، ربما ... بالتأكيد ، قد يكون حل المشكلات أمرًا مهمًا يجب القيام به ، ولكنه يختلف عن تحسين العملية. لماذا هو كذلك؟
حل المشاكل
حل المشكلات يتعلق أكثر بحل المشكلات المحلية ويفشل في مراعاة التفاعلات مع العمليات الأخرى أو النظام ككل. النتيجة ، إصلاح مشكلة واحدة قد لا تؤدي إلى النتيجة المرجوة والأسوأ من ذلك ، قد يخلق الحل مجموعة جديدة تمامًا من المشاكل. هذا صحيح ، إذا لم تفكر في التأثير على العمليات الأخرى في نظام العمليات بأكمله ، فقد تجعل الموقف أسوأ. يشبه الأمر القيادة في سيارتك بدون خريطة والبحث عن مكان لم تزره من قبل. يستغرق الأمر وقتًا أطول وقد ينتهي بك الأمر في أماكن لا تريد أن تكون فيها.
تحسين العملية
يتعلق تحسين العملية بحل القضايا أو النتائج العالمية لنظام العمليات بأكمله. يتعلق الأمر بالتركيز على نتائج العملاء. لتحسين العمليات ، يمكنك استخدام خريطة وخريطة عملية مع صورة لتفاعلات العملية والنتائج والأنشطة المعنية. تساعدك خريطة العملية على التركيز على ما هو مهم وما هو غير ذلك. الفكرة هي تحليل تأثير أي تغييرات تجريها على النتائج العالمية وبدرجة أقل على المشكلة المحلية.
يتعلق تحسين العملية بتحديد أولويات المشكلات وإصلاح المشكلات التي تعمل على تحسين النتائج العالمية فقط. لا يتعلق الأمر بإصلاح أي مشكلة تنشأ. في الواقع ، قد يكون من الأفضل ترك بعض المشاكل كمشكلات لأن هناك استخدامات أكثر أهمية لوقتك.
ومع ذلك ، فإن الطبيعة البشرية تدل على أن الناس يقضون 80٪ من وقتهم في حل المشكلات و 20٪ فقط في تحسين العملية. إنه مبدأ باريتو القديم (قاعدة 80/20) مرة أخرى. يوفر حل المشكلات إحساسًا بالإنجاز والإشباع الفوري والمكافأة. تعتمد معظم أنظمة التعويض على المشكلات التي تم حلها بدلاً من النتائج المحققة.
على سبيل المثال ، تعتبر النفقات في العمل مشكلة محلية. بصفتك مديرًا ، إذا قمت بتقليل نفقاتك ، وتوفير المال ، والتحكم في ميزانيتك ، فسيتم مكافأة معظم المديرين على مثل هذا السلوك الجيد ، بغض النظر عن تأثير عملك على الإيرادات أو الربح. بعد كل شيء ، هذه النتائج "خارجة عن إرادتك" ، يجب أن تكون مشكلة مبيعات أو تسويق إذا تأثرت الإيرادات.
تحسين العملية عن طريق التصميم
تحسين العملية هو نتيجة للتغييرات التي تم إجراؤها على تصميم العملية. تنتج العمليات المصممة جيدًا نتائج متوقعة وفعالة وتحافظ على رضا العملاء. بالمقارنة ، حل المشكلات لا يركز على التصميم على الإطلاق. بدلاً من ذلك ، ينصب التركيز على تصحيح التصميم الحالي ، أو إعادة صياغة النتائج غير المتوقعة ، أو الحلول السريعة لتعاسة العملاء. ولا ينتهي أبدا. ستعمل باستمرار على تصحيح تصميم سيء حتى يتم تغيير التصميم.
تحسين العملية من خلال الوقاية
السبب الأساسي هو ما نبحث عنه لتغيير التصميم السيئ. حل المشكلات هو نهج تفاعلي يسعى إلى فهم الحدث غير المرغوب فيه وحلّه. بينما يعد تحسين العملية نهجًا استباقيًا يسعى إلى فهم السبب ووقف تكرار حدث غير مرغوب فيه. الطريقة الوحيدة لإيقاف التكرار هي تغيير التصميم نفسه.
تحل العديد من الشركات المشكلات التي تنشأ كرد فعل للأحداث التشغيلية أو توجيهات الإدارة أو المواعيد النهائية الضيقة أو الشكاوى. كل ما يهم هو حل المشكلة في هذه المواقف. لا يوجد وقت للوصول إلى جذر المشكلة ومنع تكرارها.
تحسين العملية من خلال التبسيط
تحسين العملية يدور حول تبسيط العملية. يتضمن تقليل العيوب والتباين أو تقليص أوقات الدورات وتسريع العملية إزالة الأنشطة غير الضرورية أو التأخيرات الزمنية أو عيوب التصميم. من ناحية أخرى ، عادةً ما يضيف حل المشكلات خطوات. إذا كنت تشعر أنك بحاجة إلى إضافة خطوة فحص أو المزيد من نماذج تسجيل الخروج ، فأنت تحل المشكلة. لا يجب أن تحدث المشاكل. التفكير في أنهم يفعلون ذلك هو عقلية حل المشكلة. تحسين العملية يتعلق بالوقاية والتجنب.
يؤدي تحسين العملية إلى نتائج طويلة الأجل
يتعلق تحسين العملية بتحديد التغييرات الجديرة بالاستثمار لتنفيذها بشكل دائم. في المقابل ، ينتج عن حل المشكلات حلول قصيرة المدى بسبب تركيزها الضيق على المشكلات المحلية و "إصلاحها" بدلاً من نهج "منعها". حتى مع ذلك ، فإن الإصلاحات العديدة لا تؤدي إلى مكاسب كبيرة. إنها ليست أكثر من حلول منعزلة مع القليل من الارتباط بأهداف المنظمة. يصبح حل المشكلات تحويلًا ، مما يمنع المنظمة من إحداث تغييرات كاملة التأثير. لكي يعمل حل المشكلات ، يجب أن يكون جزءًا من تحسين العملية.
معالجة