5 طرق يمكن لخدمة إدارة المستندات أن تحسن عملك
يمكن أن تكون المستندات لعنة لوجود أي رجل أعمال. الوثائق حقيقة من حقائق الحياة في عالم الأعمال. من الإعلانات إلى العقود القانونية إلى البروتوكولات ، ومن خطط الأعمال إلى العروض التقديمية إلى جداول البيانات ، كل شخص تقريبًا في العمل لديه اتصال ما بمستند.
في معظم الشركات ، يقوم العديد من الأشخاص بكتابة وقراءة ومراجعة نفس المستندات. يمكن أن تصبح هذه العملية غير فعالة وتستغرق وقتًا طويلاً. ولكن يمكن التقليل من هذه المتاعب أو حتى القضاء عليها من خلال خدمة إدارة المستندات. تم تصميم خدمة إدارة المستندات للسماح بالتعاون السهل ومراجعة المستندات ، ويمكنها تحسين أي عمل عن طريق تقليل مقدار الوقت الضائع في مراجعة المستند والتخلص من النسخ المكررة والتعديلات المربكة لنفس المستند. فيما يلي أهم 5 طرق يمكن لخدمة إدارة المستندات من خلالها تحسين عملك.
5. عمليا لا يوجد وقت توقف عن التدريب.
تعمل أفضل خدمة لإدارة المستندات مع معالج النصوص أو جدول البيانات أو قاعدة البيانات أو البرامج الأخرى التي تستخدمها بالفعل. من خلال التخلص من الحاجة إلى جلسات تدريبية مكثفة ، تكون خدمة إدارة المستندات الجيدة جاهزة للاستخدام بسرعة كبيرة بحيث يمكن لشركتك الاستفادة من الخدمة على الفور تقريبًا.
لا تتطلب بعض خدمات إدارة المستندات بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات ، مما يعني أنك لست مضطرًا لقضاء الوقت والمال في تثبيت خادم مركزي أو شبكة LAN إذا لم يكن لديك واحد بالفعل. يمكن أن تساعد خدمة إدارة المستندات التي تعمل مع البرنامج الذي تستخدمه بالفعل عملك في إدارة المستندات في غضون دقائق بدلاً من الأسابيع أو الأيام التي تقضيها في تعلم برامج جديدة.
4. تبسيط إنشاء الوثيقة.
هل كل مستند في عملك مكتوب أو تم إنشاؤه بواسطة شخص واحد فقط لكل منهما؟ تتطلب معظم المستندات عدة أشخاص في عملية إنشاء المستند لكل مستند يتم إنشاؤه. يعمل معظم الأشخاص الذين يعملون على المستندات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. قد يكون التجمع حول جهاز كمبيوتر واحد أو في غرفة اجتماعات للعمل على كل مستند أمرًا غير مريح أو غير فعال أو حتى مستحيل في العديد من الشركات. تؤدي طباعة المستندات وتحريرها يدويًا إلى إهدار الورق وتستغرق وقتًا طويلاً.
تضمن خدمة إدارة المستندات تضمين كل من يحتاج إلى أن يكون جزءًا من عملية إنشاء المستند. يمكن تتبع مدخلات وتعديلات ومراجعات كل شخص بسهولة ويسر ، مما يبسط عملية إنشاء المستند.
3. مراجعة أسرع للوثيقة
قد لا يكون لشركتك فريق قانوني يمنح كل مستند تقوم بإنشائه ويقوم بمراجعته ، ولكن كل شركة قائمة لديها طريقة لمراجعة المستندات والاتصالات الداخلية والخارجية. في بعض الأحيان ، قد تستغرق عملية المراجعة هذه وقتًا طويلاً للغاية وتؤدي إلى العديد من عمليات التحرير والنسخ من نفس المستند.
تتعقب خدمة إدارة المستندات جميع المراجعات على المستند بما في ذلك من قام بتحرير المستند ، وما هي التغييرات التي تم إجراؤها على كل إصدار من المستند وكيف تتلاءم الإصدارات المختلفة معًا. باستخدام خدمة إدارة المستندات ، يمكنك التخلص من ارتباك النسخ المتعددة لكل مستند وتسريع عملية المراجعة.
2. التعاون الفوري
إذا كنت مسؤولاً عن مستند يتطلب تعاونًا من زملائك ، فكيف ستبدأ في الحصول على مدخلاتهم؟ بعد كتابة المسودة الأولية ، يمكنك تجربة اجتماع عبر الهاتف أو مكالمة لمراجعة المستند. قد تفكر في تسليم نسخة مطبوعة من مكاتب زملائك. يمكنك محاولة إرسال المستند بالبريد الإلكتروني إلى كل من زملائك.
على الرغم من أن كل طريقة من هذه الطرق قد تعمل ، إلا أنها قد تستغرق وقتًا وتؤدي إلى إبطاء عملية المستند. ما لم تقابل جميع زملائك في وقت واحد ، فمن المؤكد أنك ستحصل على نسخ متعددة من نفس المستند مع تعديلات مختلفة تمامًا. خدمة إدارة المستندات هي طريقة أخرى يمكن أن تجعل التعاون في المستندات سريعًا وسهلاً. لا يزال بإمكانك استخدام بريدك الإلكتروني لتوزيع وثيقتك ، لكن خدمة إدارة المستندات تتعقب جميع إصدارات وثيقتك بما في ذلك من قام بتحرير ومتى. عندما يتم إرجاع المراجعات المختلفة إليك ، تقوم خدمة إدارة المستندات بدمج هذه المستندات بسرعة وسهولة في مستند واحد مثالي. لا يمكن أن يكون التعاون أسهل من خدمة إدارة المستندات
1. القضاء على فوضى المستندات وزيادة التوحيد.
بدون خدمة إدارة المستندات ، يؤدي كل إصدار من المستند إلى إنشاء المزيد من الفوضى والارتباك. عندما تكون مسؤولاً عن مستند وتتلقى تعديلات عدة أشخاص ، كيف تحافظ عليها في نصابها الصحيح؟ كيف يمكن تخزينها؟ كيف تدخل جميع ملاحظاتهم في مستند واحد لإنشاء نسخة نهائية موحدة؟
باستخدام خدمة إدارة المستندات ، يمكنك الحصول على تحرير نهائي لمستنداتك بسرعة وسهولة. بدلا من نسخ متعددة من نفس الملف في m