لماذا يجب أن يكون أمان المستندات مهمًا جدًا بالنسبة لي؟ ما هو بالضبط على أي حال؟ هذان مجرد سؤالين قد يكون لديكم عندما يذكر لك شخص ما أمان المستندات. بفضل تكنولوجيا اليوم ، أصبح اللصوص أكثر ذكاءً ويهاجمون الشركات الكبيرة والصغيرة على حدٍ سواء.
حيث اعتادت أن تكون المؤسسات المالية ، وشركات الأمن ، والعاملين في العقود الحكومية التي كان عليها القلق بشأن أمن المستندات فقط ، فهي الآن تشمل الجميع. حتى إذا لم تكن تمتلك شركة ، فإن أمان المستندات مهم بالنسبة لك كفرد.
هل سمعت من قبل عبارة "قمامة رجل ما هي كنز رجل آخر"؟ حسنًا في عالم اليوم ، تعتبر سلة المهملات الخاصة بك بمثابة كنز لصوص الهوية والمحتالين وجواسيس الشركات والمزورين والمبتزين وغيرهم. ما ترميه في سلة المهملات يمكن أن ينزع منك.
يمكن لصوص الهوية اليوم العثور على معلومات حول المستندات والفواتير والشيكات الملغاة والعناصر الأخرى التي تتخلص منها. في بعض الأحيان يستخدمون هذه المعلومات للتقدم بطلب للحصول على بطاقات الائتمان باسمك وفي أحيان أخرى يمكنهم ببساطة استخدام التكنولوجيا لعمل نسخة مكررة من بطاقة الائتمان التي لديك بالفعل. معظم المتاجر لا تتحقق من الهوية حتى عند أخذ بطاقة ائتمان ، لذلك بمجرد عمل نسخة مكررة ، فإنها تعمل.
يحتاج الرجال المخادعون فقط إلى معرفة القليل عنك من أجل إعداد مخطط يتضمنك. يمكن للمعلومات الشخصية في رسائلك ، وفواتيرك ، وغيرها من المستندات أن تمنحهم كل ما يحتاجون إليه لخداعك للاعتقاد بأنهم شخص آخر غير هويتهم الحقيقية. تعزز المعلومات الشخصية التي حصلوا عليها من مستنداتك قصتهم لجعلها قابلة للتصديق.
يستمتع المزورون بالمستندات التي ترميها أكثر ، لأنك ربما وقعت على بعضها ولديهم الآن نسخة من توقيعك. ومع ذلك ، فإن نسخ توقيعك ليس هو التعريف الوحيد للتزوير. يمكنهم أخذ الشيكات الملغاة وعمل دفتر شيكات جديد مع جميع الأرقام الصحيحة. يمكنهم تزوير مستندات أخرى وإلحاق ضرر أكبر بكثير مما قد تعتقد.
الشركات تكسب أموالاً طائلة. لا يمكن الوثوق بكل من يعمل لصالح شركة أو يديرها ليكون أخلاقيًا ، كما رأينا مع جميع الفضائح الأخيرة التي تنطوي على الشركات الكبرى. تستخدم بعض الشركات الجواسيس لمعرفة ما ينوي منافسوهم القيام به. هذا أمر شائع اليوم ، حتى أن البعض لا يعتقد أنه غير أخلاقي. يرون أنها ضرورة عمل.
هذا يعني أن تأمين المستندات لشركتك أصبح الآن ضرورة عمل يجب أن تأخذها على محمل الجد ، إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل. قد لا يتردد منافسوك في الحصول على مستندات من شركتك بأي طريقة ممكنة. قد يستخدمون الرشاوى ، أو يذهبون عبر القمامة ، أو ينقلون القمامة إليهم مباشرة ، أو ببساطة يتسللون ويأخذونها.
هذه ليست مجرد أشياء من رواية تجسس. يحصل جواسيس الشركات على أموال طائلة مقابل المعلومات التي يمكنهم الحصول عليها من المستندات التي يمكنهم سرقتها أو "العثور عليها". يجب أن تأخذ أمان المستندات على محمل الجد ، خاصةً عندما تكون خططك ناجحة فقط إذا تم الاحتفاظ بها سراً حتى تتمكن من حمايتها قانونًا. إذا كان الأمر يتعلق بالملكية الفكرية ، فإن أمان المستندات يكون أكثر أهمية.
لا تعتقد أن هذا يتركك بالخارج إذا كنت تمتلك شركة صغيرة فقط. إذا كانت أفكارك محمية ببراءة اختراع أو قابلة لحقوق الطبع والنشر أو قابلة للعلامة التجارية ، فإن أمان المستند مهم أيضًا.
حتى إذا كنت لا تخطط للحصول على براءة اختراع أو حقوق طبع ونشر أو علامة تجارية لأي شيء ، فلا يزال أمان مستنداتك المالية مهمًا للغاية. اللص يعرف أنك صاحب شركة صغيرة ، فربما لا تتمتع بأمان جيد جدًا لوثائقك. يستهدف بعض اللصوص الشركات الصغيرة بشكل خاص لأنها أهداف أسهل بكثير.
حسنًا ، الآن بعد أن عرفت أن أمان المستند مهم لأسباب مختلفة ، ماذا تفعل حيال ذلك. كيف يمكنك التأكد من أن لديك خطة جيدة لأمن المستندات والتخلص من المستندات؟
هناك عدة خيارات لك ، كل منها يعتمد على ظروفك الخاصة. هناك شركات تعمل بشكل خاص في مجال تأمين المستندات للشركات الكبيرة والصغيرة. إنهم يأتون بالفعل إلى عملك ويقومون بكل عمليات التقطيع والتخلص من المستندات. هذه واحدة من أكثر الطرق ملاءمة للتأكد من إتلاف مستنداتك بشكل صحيح.
هل التخلص من المستندات هو كل ما أحتاج لمعرفته حول أمان المستندات؟ الجواب لا هذه ليست سوى البداية. كل هذا يتوقف على نوع الشركة التي تديرها.
هل تسمح لموظفيك بأخذ المستندات الحساسة معهم إلى المنزل؟ هل تسمح لهم بتصوير أي شيء يريدون دون تسجيل ما نسخوه؟ إذا كنت تمثل مؤسسة مالية ، فهل تستخدم أساليب Pantograph الجديدة لمستنداتك؟ لم تعد العديد من أساليب Pantograph القديمة تمنع لصوص اليوم من نسخ مستنداتك المالية الحساسة.
هناك الكثير لتوثيق الأمان أكثر من مجرد تمزيق المستندات والتخلص من المواد بشكل آمن. أخطط لتناول المزيد من هذه الأساليب في المقالات المستقبلية abo