هل تضيع في فوضى المستندات التي يتم تمريرها حول شركتك ، ولا تعرف أبدًا ما هو أحدث إصدار وأي إصدار يجب أن تعمل عليه دون القلق إذا كان شخص آخر قد قام بالفعل بنفس الإصدارات التي تقوم بإنشائها؟ ربما سمعت عن حلول برامج التعاون مثل Documentum لمساعدة شركتك في إدارة مستنداتها التي يتم تمريرها. Documentum هو حل جيد جدًا لهذه المشكلة ولكن هل هو الحل الوحيد؟ في هذه المقالة سوف يتم تقديمك ببعض المعلومات الأساسية حول الاختلافات في برامج التعاون من Documentum و NextPage.
ما هو برنامج التعاون؟
يسمح برنامج التعاون لمحترفي الأعمال بالعمل مباشرة مع متخصصي الأعمال الآخرين من خلال السماح لهم بالعمل معًا لإنشاء مستندات الأعمال والعروض التقديمية والميزانيات. معظم برامج التعاون مركزية. يسمح ذلك لمحترفي الأعمال بالعمل على نفس المستندات في نفس الوقت من مواقع مختلفة. تتضمن بعض حلول برامج التعاون المركزية شبكة Groove و Microsoft SharePoint و Documentum و Filenet.
لماذا نستخدم Documentum؟
هناك بعض المزايا لاستخدام برامج تعاون مركزية مثل Documentum. الميزة الرئيسية هي أنها تعمل بشكل جيد للغاية لتعاون الفريق. يحتفظ برنامج Documentum بجميع الملفات والمشاريع والبيانات في موقع مركزي واحد يمكن لأي شخص يعمل في المشروع الوصول إليه. هذا يسمح لهم بمراجعة وتحديث نفس المستند الذي استخدمه أي شخص آخر ، مما يجعل الجميع يعملون في نفس الصفحة بشكل أساسي.
هل هناك أي عيوب في Documentum؟
في حين أن حل برنامج التعاون المقدم من Documentum مفيد ومفيد للغاية ، إلا أن استخدامه بعض العيوب. العيب الرئيسي هو أن برنامج Documentum يتطلب استخدام بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات. عيب آخر محتمل هو أنه يتطلب قدرا كبيرا من وقت التثبيت. قد يكون هذا مصدر إزعاج كبير لمحترفي الأعمال المشغولين دائمًا وأثناء التنقل.
تتطلب خيارات برامج التعاون الأخرى المتوفرة أيضًا أن يكون لدى كل شخص تعمل معه نفس البرنامج من أجل مشاركة المعلومات. كل هذه العيوب التي تصيب برامج التعاون المركزي يمكن أن تكون باهظة الثمن وغير مريحة.
ماذا سيعمل أيضًا لشركتي؟
يوفر NextPage حلاً بديلاً لبرنامج التعاون المركزي. برنامج NextPage 1.5 Collaboration يتتبع المستندات باستخدام تقنية الخيط الرقمي. لنفترض ، على سبيل المثال ، أنك تعمل على ميزانية شركتك. تريد التأكد من صحة الحقائق والأرقام الخاصة بك حتى ترسل جدول البيانات إلى العديد من زملائك في العمل لمراجعته. يقومون بفحص جدول البيانات وإجراء التغييرات اللازمة. ثم يعيدون إصدار جدول البيانات الخاص بهم إليك ، وباستخدام NextPage 1.5 ، يمكنك ببساطة دمج نسخ المستند معًا في نسخة واحدة. يتيح لك NextPage 1.5 رؤية كل هذا بشكل مرئي عبر محفوظات الإصدار الرسومي. باستخدام محفوظات الإصدار الرسومية ، ستعرف دائمًا مكان تخزين الإصدارات المختلفة من جدول البيانات ، وما هي التغييرات التي تم إجراؤها ، ومن قام بمراجعة جدول البيانات ، ومتى تم إجراء المراجعات ، وكيف تتلاءم المراجعات معًا. يسهّل NextPage رؤية مكان المستند والمراجعات التي تم إجراؤها ، مما يزيل الالتباس حول من فعل ماذا ومتى تم ذلك.
ما هي مزايا NextPage؟
تشمل المزايا الرئيسية لاستخدام برنامج تعاون NextPage ما يلي:
لا تحتاج إلى خادم مركزي
لا تحتاج إلى بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات
يمكن أن يتم التثبيت في غضون دقائق
سيعمل مع الزملاء الذين ليسوا مشتركين في NextPage
يحل مشاكل إدارة المستندات من حيث تنشأ
إذا ضاعت شركتك في فوضى المستندات ، فيمكنك الاستفادة بشكل كبير من خلال تنفيذ حل برنامج تعاوني. ستعمل الحلول من Documentum أو NextPage على تحسين مؤسستك وإنتاجيتك بشكل عام. في هذا المقال ، حصلت على الكرة تتدحرج من أجلك. كل ما عليك فعله الآن هو معرفة الحل الأنسب لشركتك. لذا انطلق إلى هناك ونظم مستندات شركتك!
ZZZZZZ