لم تكن جيني جونز تفكر أبدًا في أن لديها أي مهارة عندما يتعلق الأمر بإدارة الندوات. كانت تؤدي وظيفتها بهدوء وكفاءة عندما طُلب منها تنظيم حدث للمساعدة في الترويج للخدمات التي تقدمها شركتها. لحسن حظها ، أدركت على الفور أنها لم تكن تمتلك جميع المهارات اللازمة بنفسها ، ومن خلال استعارة بعض النصائح من تجربتها في التوظيف ، من بين أمور أخرى ، أنقذت نفسها من قدر كبير من التوتر و ...
الكلمات الدالة:
الحجز عبر الإنترنت ، إدارة الأحداث ، الحجز ، الحجز ، التسجيل
نص المقالة:
لم تكن جيني جونز تفكر أبدًا في أن لديها أي مهارة عندما يتعلق الأمر بإدارة الندوات. كانت تؤدي وظيفتها بهدوء وكفاءة عندما طُلب منها تنظيم حدث للمساعدة في الترويج للخدمات التي تقدمها شركتها. لحسن حظها ، أدركت على الفور أنها لم تكن تمتلك جميع المهارات اللازمة بنفسها ، ومن خلال استعارة بعض النصائح من تجربتها في التوظيف ، من بين أمور أخرى ، أنقذت نفسها من قدر كبير من التوتر وشكلت فريقًا قدم البضائع ، وأكثر من ذلك.
قبل أن تفعل أي شيء آخر تقريبًا ، أدركت أنها ، بصفتها منظم الحدث ، يجب أن تضع قائمة بالأرقام وأنواع الأشخاص الذين تحتاجهم من أجل تقديم الندوة. في كل وظيفة ، أشارت إلى الكفاءات المهمة للنجاح في هذا الدور وأي سمات أخرى شعرت أنها ستعزز إمكانية تتويج المجد.
ستلاحظ أن جيني لم تنتج قائمة بالأسماء. يمكن أن يكون هذا فخًا يسهل الوقوع فيه ، خاصة إذا كانت مؤسستك كبيرة. بدلاً من تحديد ما تحتاجه للنجاح ، ستعمل على تحديد من لا يسيء إليك من خلال تركه خارج القائمة. العملية الرسمية لتحديد مواصفات الأشخاص ، وهو ما كانت تقوم به جيني ، تمنحك في الواقع سببًا قابلاً للتطبيق ومقبولًا في الغالب لاستخدام الأشخاص الأكثر ملاءمة فقط.
إذا كانت مؤسستك صغيرة ، مثل تلك التي عملت فيها جيني ، ولم يكن لديك رفاهية الاختيار ، فإن تحديد الأشخاص قد يبرز في الواقع الحاجة إلى المساعدة الخارجية بدلاً من التشويش على المهارات التي لديك داخل الشركة.
فيما يلي بعض الأمثلة لمواصفات الأشخاص:
المقدم: محاور جيد ، تأثير وتأثير جيد ، خبير تقني ، مقبول لدى مندوبي مستوى المدير ، اهتمام جيد بالتفاصيل
مدير الدورة: ثقة ، تركيز ممتاز على العملاء ، تخطيط وتنظيم جيدان ، مؤثر جيد ، مبادرة جيدة
مسؤول الحجز: جامع معلومات جيد ، منظم جيد ، تركيز ممتاز على العملاء ، مبادرة جيدة
منسق المورد: التخطيط والتنظيم الجيد ، التأثير الجيد ، التوجيه الجيد ، عامل الفريق الجيد
اختارت جيني ما اعتقدت أنه أهم خمس خصائص في كل وظيفة وراجعت مع عدد قليل من زملائها الإداريين الذين احترمت رأيهم للتأكد من أنها لم تفوت أي شيء مهم. شرحت ما تتوقع أن يفعله الناس وكانت منفتحة على التعليقات التي تلقتها.
اختيار وإحاطة فريق الحدث
إذا كانت مؤسستك كبيرة ، فقد ترغب في الإعلان رسميًا لضمان حصولك على أفضل الأشخاص على متنها. سيرى الكثيرون هذا النوع من المشاريع كفرصة لاكتساب مهارات وخبرات جديدة وسيكونون على استعداد للتنافس على مكان في الفريق.
كلما كانت عملية الاختيار أكثر صرامة ، كان من الأسهل على المرشحين المرفوضين قبول قرارك. إذا بنيت اختيارك على محادثة مدتها خمس دقائق في مطعم الشركة ، فقد يتم اتهامك بالمحاباة والأسوأ من ذلك كله قد لا ينتهي بك الأمر مع أفضل الأشخاص لمساعدتك.
أصر دائمًا على دليل على مهارات وكفاءات مرشحك. كقاعدة عامة ، كلما فعلوا شيئًا مشابهًا مؤخرًا ، زادت فرصة تمكنهم من فعل الشيء نفسه لك دون تسلق منحنى التعلم مرة أخرى. إذا كان لديك متسع من الوقت ، فقد يكون من المفيد أن تحدد لهم مهمة توضح لك قدرتهم على أداء الدور. عندما تواجه عشرين شخصًا يزعمون جميعًا أنهم الأفضل ، فهذه طريقة رائعة لمقارنة قدراتهم الفعلية.
إذا لم تتمكن ، مثل جيني ، من شغل الأدوار الرئيسية من داخل المنظمة ، فهناك العديد من الشركات الاستشارية ومؤسسات الخدمة التي ترغب فقط في المساعدة مقابل رسوم. إنهم قادرون على فعل كل شيء بدءًا من إدارة الحدث بأكمله وصولاً إلى إدارة حجوزاتك أو تقديم خدمات تنسيق المشروع. يمكن لبعض مؤسسات الحجز عبر الإنترنت أيضًا إدارة الحجوزات عبر الهاتف على مدار 24 ساعة ، وستقوم بإدارة عملية الدفع ويمكنها إجراء تقييم ما بعد الحدث نيابة عنك.
رتب موعدًا يمكنك فيه جمع فريقك معًا للتحدث حول الغرض من الحدث. من فضلك لا تسلمهم فقط نسخة من وثيقة الغرض وتوقع منهم أن يفهموا كل ما تعرفه عنه. سيكون لديهم جميعًا أسئلة وثيقة الصلة بطرحها منهم